Como personalizar as mensagens de lembrete e de confirmação de consulta, enviadas automaticamente pelo WhatsApp?

No Afya iClinic, é possível enviar automaticamente mensagens de confirmação e lembrete de consultas pelo WhatsApp. As mensagens podem ser personalizadas de acordo com a necessidade de cada profissional.

Contratação da funcionalidade

Caso ainda não tenha essa funcionalidade disponível veja  aqui.

Mensagens padrão

Após a contratação, o sistema disponibiliza mensagens padrão para os envios de confirmação e lembrete de consultas.

Você pode utilizar os textos sugeridos pelo sistema ou personalizá-los conforme a sua necessidade.

Aprovação das mensagens personalizadas

Ao personalizar uma mensagem, o novo texto será enviado para aprovação da empresa responsável pela viabilização do envio pelo WhatsApp.

O processo de aprovação pode levar até 48 horas para ser concluído.

Durante esse período, o sistema exibirá um alerta informando a data e o horário a partir dos quais o prazo de aprovação começou a ser contabilizado.

Importante: sempre que uma mensagem for alterada, será necessário aguardar a aprovação antes que o novo conteúdo possa ser utilizado nos envios pelo WhatsApp.

 Caso a nova mensagem não seja aprovada, será exibido um alerta, que contém um link das Regras de Aprovação utilizadas pela Meta, empresa que viabiliza o envio pelo WhatsApp, permitindo que a mensagem personalizada seja revisada e reenviada para aprovação. 

A mensagem de confirmação de consulta é enviada ao paciente para que ele possa informar se irá comparecer à consulta. Nela, são disponibilizados dois links: um para confirmar e outro para cancelar a consulta.

Como personalizar a mensagem?

Para personalizar o texto enviado ao paciente, acesse:

Comunicação > Confirmação de agenda > Personalização

Ao acessar a tela de personalização, selecione o profissional de saúde cuja mensagem deseja alterar.

No campo Conteúdo da Mensagem, você poderá editar o texto e utilizar as tags automáticas disponíveis.

As tags são preenchidas automaticamente pelo sistema no momento do envio, de acordo com os dados cadastrados. Dessa forma, é possível inserir informações do paciente, profissional de saúde e clínica, conforme a tag utilizada.

Importante: a mensagem de confirmação de consulta possui limite de 1.020 caracteres.

Você também pode escolher um modelo pronto que melhor atenda ao que você prefere. Deixamos alguns modelos prontos para facilitar a sua escolha e formatação da mensagem.

No campo Telefone para Contato, você deve inserir o número de WhatsApp da clínica, para o paciente poder entrar em contato, em caso de dúvidas ou reagendamentos. O número aparecerá na mensagem através da tag #linktelefoneparacontato.

🚨É Importante lembrar que essa tag precisa estar obrigatoriamente inserida na mensagem de confirmação de consulta. Se ela não estiver, não será possível salvar as alterações na mensagem.

Logo abaixo, no campo Configurações de Envio, você pode definir com quantos dias de antecedência e em qual horário as mensagens serão enviadas.

As opções disponíveis são:

• Confirmação de consulta: envio 1 ou 2 dias antes da consulta, com horários disponíveis das 8h às 18h, em intervalos de 30 minutos.
• Lembrete de consulta: envio 5, 10 ou 15 dias antes da consulta, com horários disponíveis das 8h às 18h, em intervalos de 30 minutos.

Importante: os envios não são realizados aos finais de semana e feriados. Para consultas agendadas para segunda-feira, a mensagem será enviada na sexta-feira anterior, respeitando a antecedência configurada.

Para que o envio automático seja realizado, é necessário habilitar a opção Envio automático com base na antecedência programada.

Caso essa opção esteja desabilitada, os envios serão interrompidos e nenhuma mensagem será descontada do pacote contratado.

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nossos especialistas pelo chat dentro do sistema, ou envie um e-mail para suporte@iclinic.com.br.