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Personalize a mensagem de envio, defina os melhores horários de envio e melhore a performance da sua agenda
No Afya iClinic é possível enviar automaticamente pelo WhatsApp mensagens de confirmação e lembrete de consulta. Essas mensagens podem ser personalizadas, de acordo com a necessidade de cada profissional.
Caso ainda não tenha essa funcionalidade, veja como contratar aqui.
O sistema oferece uma mensagem padrão, tanto para a confirmação, como para o lembrete.
Ao personalizar estas mensagens, o novo texto será submetido à aprovação da empresa que viabiliza o envio pelo WhatsApp. Esse processo pode levar até 24 horas para ser finalizado e o sistema exibirá um alerta sobre quando este prazo começou a ser contabilizado:
Caso a nova mensagem não seja aprovada, será exibido um alerta, que contém um link das Regras de Aprovação utilizadas pela Meta, empresa que viabiliza o envio pelo WhatsApp, para que a mensagem personalizada possa ser revista e submetida para uma nova aprovação:
Caso a alteração seja aprovada, todos os alertas deixaram de aparecer na página e a nova mensagem estará disponível para envio.
Como personalizar a mensagem de Confirmação de Consulta?
A mensagem de confirmação é aquela em que o paciente pode confirmar ou cancelar a presença na consulta. Nela, existem dois links, um para que o paciente realize a confirmação e, outro, para que o paciente realize o cancelamento.
O texto enviado ao paciente para confirmação pode ser personalizado acessando o menu Relacionamentos > Confirmação de agenda > Personalização. Ao acessar, é possível escolher a mensagem de qual profissional de saúde deseja alterar.
No campo Conteúdo da Mensagem, você pode personalizar sua mensagem, utilizando as tags automáticas. No momento do envio da mensagem, as tags utilizadas serão preenchidas com os dados reais do paciente, do profissional de saúde e da clínica, a depender da tag inserida. O texto de confirmação de consulta tem o limite de 1020 caracteres.
Em seguida, clicando em Pré-visualização da Mensagem, você pode ver como a mensagem aparecerá para o paciente:
No campo Telefone para Contato, você deve inserir o número de WhatsApp da clínica, para que o paciente possa entrar em contato, em caso de dúvidas ou reagendamentos. O número aparecerá na mensagem através da tag #linktelefoneparacontato.
🚨 É Importante lembrar que essa tag precisa obrigatoriamente estar inserida na mensagem de confirmação de consulta. Se ela não estiver, não será possível salvar as alterações na mensagem.
Logo abaixo, no campo Configurações de Envio, você pode configurar o tempo de antecedência em que ocorrerá o envio das mensagens. As opções são 1 ou 2 dias antes da consulta e os horários disponíveis: das 8:00 às 18:00, com divisão de 30 minutos entre as opções.
Os envios não devem ser feitos aos finais de semana e feriados. Para agendamentos na segunda-feira, os envios anteriormente, na sexta-feira.
Para que o envio seja realizado, é necessário habilitar a opção Envio automático com base na antecedência programada. Se esse campo estiver desabilitado, o envio é interrompido, não contabilizando o número de mensagens adquiridas no pacote.
Como personalizar a mensagem de Lembrete de Consulta?
A personalização do lembrete de consulta, ocorre de forma similar ao da confirmação.
O lembrete de consulta é uma mensagem que tem o objetivo de lembrar o paciente sobre o dia e horário da consulta, por tanto, não possui os links para confirmar ou cancelar o atendimento.
Para personalizar a mensagem é preciso acessar o menu Relacionamento > Lembrete de agenda > Personalização. O sistema irá apresentar uma mensagem padrão, como sugestão, mas você poderá editar o texto.
Abaixo do campo de texto, clicando em Pré-visualização da Mensagem, você poderá ver como a mensagem aparecerá ao paciente.
O campo Telefone para Contato é onde você deve inserir o número para o qual os pacientes deverão entrar em contato, em caso de dúvida ou em necessidade de reagendamento. Esse número será incluído na mensagem através da tag #linktelefone para contato, obrigatória na mensagem de lembrete.
A antecedência em que ocorrerá o envio do lembrete é definida no campo Configurações de Envio. É possível escolher para que o envio ocorra 5, 10 ou 15 dias ante do dia do atendimento, em um horário de envio no período das 8:00 às 18:00, com divisão de 30 minutos entre as opções.
Caso o agendamento tenha sido efetuado com a data/horário menor ou igual ao configurado para envio de lembrete ou de confirmação, a mensagem será enviada de forma automática.
🚨 É importante lembrar que envio de confirmações e lembretes não ocorrem aos finais de semana e feriados. Neste caso o envio ocorre sempre no dia útil anterior.
O número que realiza o envio das mensagens será sempre é um padrão e único, feito pela iClinic, tanto para confirmações de consulta como para lembretes. Dessa forma, não será possível responder essa diretamente a mensagem, apenas entrando em contato com o número da clínica informado no corpo da mensagem, através da tag #linktelefoneparacontato.
Permissão de envio de mensagens
As confirmações e lembretes de consultas serão enviados apenas para os pacientes que tiverem a permissão de Lembrete de Agendamento ativada no cadastro de paciente.
Para isso, acesse o cadastro do paciente, vá até à aba Dados Pessoais e habilite passando o botão cinza para laranja, no campo Lembrete de Agendamento.
Logo após, não esqueça de clicar no botão azul Salvar ao final da página.
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nossos especialistas pelo chat dentro do sistema, ou envie um e-mail para suporte@iclinic.com.br.